DRYAFF — note pour les utilisateurs

Dernière mise à jour : 20 août 2026 · à compléter au fil des échanges

Vue d'ensemble

Ce que fait l'application

Les notions clés

Affaire
Le dossier de travail suivi. Trois types : Projet (client), Interne, Commerce.
Lot
Un sous-ensemble d'une affaire, qui regroupe des tâches.
Tâche
Une action précise à réaliser dans une affaire (dates, avancement, reste à faire). Chaque tâche est rattachée à une activité.
Activité
Une catégorie de travail générique, pas liée à une affaire en particulier, classée elle aussi en Projet / Interne / Commerce. Chaque tâche est rattachée à une activité ; on peut aussi pointer directement sur une activité, sans tâche, quand aucune ne correspond.
Collaborateur
Une personne, avec une capacité de travail (ex : 100 %, 80 %).
Pointage
Le temps déclaré par un collaborateur, jour par jour.
Charge
Le temps prévu dans le futur : estimé automatiquement (macro) ou ajusté à la main semaine par semaine (affinée).
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Pointage

Comment pointer

  • On pointe jour par jour.
  • Objectif : pointer l'équivalent de son temps de travail (5 jours à 100 %, 4 jours à 80 %, etc.).
  • On pointe sur une affaire (Projet, Interne ou Commerce).
  • S'il existe une tâche précise pour ce qu'on fait → on pointe sur la tâche.
  • Sinon → on pointe sur une activité.
  • Les absences peuvent être pointées à l'avance.
  • Tout le reste (tâches, activités) ne se pointe que jusqu'à aujourd'hui — jamais dans le futur.
  • On peut ajouter un commentaire à chaque ligne de pointage, jour par jour, pour préciser ce qui a été fait.

Pointer sur une affaire pas encore créée

Si le travail démarre avant que l'affaire existe dans DRYAFF (affaire gagnée mais pas encore initialisée), on pointe sur une affaire générique dédiée « non démarrée », sur l'activité qui correspond au travail réalisé, avec un commentaire pour préciser.

Ces pointages sont ensuite à reporter manuellement sur la vraie affaire une fois celle-ci créée.

Les statuts de pointage

Complet

La semaine est entièrement pointée : le total couvre la capacité attendue (jours ouvrés × temps de travail, jours fériés déduits).

Incomplet

La semaine n'est pas complète. Le statut apparaît à partir du vendredi de cette semaine (avant, on ne la juge pas encore), et reste affiché jusqu'au lundi suivant inclus.

En retard

À partir du mardi suivant, si la semaine n'est toujours pas complète.

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Gestion de projet

Le cycle de vie d'une affaire

Manager territoire Assistante de gestion Chef de projet Responsable opérationnel
Manager territoire Hors DRYAFF

1 · Projet gagné

  • Information à l'assistante de gestion
  • Choix du chef de projet
↓
Assistante de gestion EBP — hors DRYAFF

2 · Initialisation de l'affaire

  • Création de l'affaire, intégration commandes / devis
  • Gestion sous-traitance, création de l'espace Sharepoint
↓
Manager territoire

3 · Cadrage de l'affaire

Informations générales DRYAFF → Tableau de bord

  • Type, dates, TJM, marge cible, chef de projet

Enveloppes budgétaires DRYAFF → Cadrage

Par lot de pilotage :

  • une enveloppe jours
  • une enveloppe achats matériel / connectivité / logiciel
  • une enveloppe frais de déplacement
  • une enveloppe sous-traitance
↓
Chef de projet Responsable opérationnel Manager territoire Hors DRYAFF

4 · Réunion de passation

Clarifier pour le chef de projet le contexte, les engagements vendus, les livrables attendus, les ressources prévues, les budgets cibles et les points de vigilance.

↓
Chef de projet

5 · Initialisation tâches projet

Tâches DRYAFF → Tâches

  • Découpage en tâches, avec activité et charge associée ; planning ; affectation de l'équipe

Achats DRYAFF → Achats

  • Budget reste à acheter par poste (sous-traitance, matériel, connectivité, logiciel, frais de déplacement)

Facturation DRYAFF → Facturation

  • Échéances prévisionnelles
↓
Chef de projet Responsable opérationnel Hors DRYAFF

+ Retour opérationnel du chef de projet

Vérifie que le cadrage est clair, réaliste et exploitable (périmètre, enveloppes, équipe, méthodes, risques, écarts vendu/réel). Débouche sur une confirmation du lancement, ou un recalage avant démarrage.

↓
Chef de projet

Mise à jour mensuelle

Tâches DRYAFF → Tâches

  • Par tâche : reste à faire et avancement ; mise à jour planning / équipe

Achats DRYAFF → Achats

  • Catégorisation et affectation aux lots ; mise à jour du reste à acheter par poste

Facturation DRYAFF → Facturation

  • Association des factures aux commandes / échéances ; mise à jour des échéances prévisionnelles

Risques & besoins DRYAFF → Tableau de bord

  • Identifier les risques projet, blocages ou besoins d'arbitrage, besoins de renfort, d'expertise, d'outil ou de formation — et compléter la note globale du projet.
↓
Manager territoire Chef de projet DRYAFF → Tableau de bord

Réunion de suivi mensuel

  • Revue des chiffres et du projet : avancement, marge, facturation.
  • Revue des points de blocage ou des besoins de ressources.
  • Satisfaction client.

Les notions clés

Lot de pilotage
Le niveau de suivi budgétaire d'une affaire. Par défaut, un lot = une commande. Chaque lot a ses propres enveloppes (jours, achats, sous-traitance) et son propre suivi.
Cadrage
Ce qui a été vendu : la marge cible et les enveloppes par lot. C'est la référence de vente, fixée à l'initialisation, pas encore le suivi réel.
Suivi projet
Ce qui se passe réellement : consommé, reste à faire, reste à acheter. Mis à jour en continu sur les tâches et les achats, comparé au cadrage.
Statut de l'affaire
CadragePar défaut, tant qu'aucun jour n'a été pointé sur une tâche.
En coursAutomatique, dès qu'un premier jour est pointé.
TerminéeMarqué manuellement.
Avancement réel
La moyenne de l'avancement de toutes les tâches du projet, pondérée par leur charge planifiée : Σ(avancement × charge planifiée) / Σ(charge planifiée). Comparé au % facturé, sur le Tableau de bord, pour voir si la facturation est en avance ou en retard sur le réel.

Le détail, domaine par domaine

Un même projet se suit sur quatre domaines : d'abord le Cadrage (une fois, au démarrage), puis en continu les Tâches, les Achats et la Facturation.

Cadrage

La marge

Marge cible

montant vendu × taux de marge cible

Fixée au cadrage. C'est la référence de vente.

Marge prévisionnelle

montant vendu − achats à terminaison − (jours consommés + RAF) × TJM

La marge réelle, recalculée en continu à partir du suivi Tâches + Achats. À comparer à la marge cible pour voir si le projet dérive.

Les budgets

Budget opérationnel (par commande)

montant commandé HT − marge cible HT

Le budget disponible à répartir entre les lots rattachés à la commande.

Reste à répartir (par commande)

budget opérationnel − Σ budgets des lots rattachés

Ce qu'il reste à affecter à des lots.

Budget du lot

budget achats HT + budget temps HT

Enveloppe de jours (du lot)

budget temps HT / TJM de l'affaire

Valeur calculée, jamais saisie séparément — c'est le budget temps (en €) qui est saisi.

Tâches

Statut d'une tâche

TerminéeAvancement à 100 % et plus de reste à faire.
SuspendueMise en pause manuellement.
En retardDate de fin prévue dépassée, tâche non terminée.
En coursAvancement > 0, ou du temps déjà consommé, ou date de début déjà passée.
PlanifiéeDates connues, équipe affectée à 100 %, charge et reste à faire > 0 — mais rien démarré.
À planifierLe reste (dates, affectation ou charge manquantes).

Les notions

Enveloppe
Vient du cadrage, définie par lot.
Charge planifiée
Définie à l'initialisation par le chef de projet, tâche par tâche, selon ce qu'il estime nécessaire.
Consommé
Vient des pointages.
Reste à faire & avancement
Mis à jour par le chef de projet, mensuellement.
Charge à terminaison
consommé + reste à faire.
Avancement temporel
Idée à l'étude — c'est ce que mesure aujourd'hui le champ « avancement » : dérivé du consommé et du reste à faire, pas forcément représentatif du travail réellement livré.
Avancement physique
Idée à l'étude — le réel avancement des livrables attendus par le client. Peut différer de l'avancement temporel (ex. beaucoup de temps consommé sans livrable rendu, ou l'inverse). Pas encore un champ séparé dans l'application.

Affectation d'un collaborateur à une tâche

Charge future du collaborateur

(consommé de l'équipe + RAF) × % d'affectation − consommé du collaborateur

Minimum 0. On applique le % à la charge globale à terminaison de la tâche, puis on retire ce que la personne a déjà pointé.

Exemple

  • Tâche : 4 j consommés par l'équipe + 10 j de RAF.
  • Alice est affectée à 80 %, et a personnellement consommé 3 j.
  • Charge future d'Alice = (4 + 10) × 80 % − 3 = 8,2 j.

Idée à l'étude — délier l'avancement par collaborateur

Par défaut, l'avancement d'une tâche est linéaire : tous les collaborateurs affectés suivent le même pourcentage, calculé sur le reste à faire global de la tâche (formule ci-dessus).

  • On pourrait « délier » ce pourcentage pour un collaborateur donné, dans la fenêtre d'affectation d'un collaborateur à une tâche : il aurait alors son propre avancement, indépendant des autres (ex. l'un a fini sa partie à 100 %, l'autre n'a pas commencé).
  • Ça changerait directement sa charge future, et donc le plan de charge derrière.

À noter : l'avancement linéaire partagé est surtout pensé pour une répartition homogène du travail. Si les rôles sont vraiment différents entre deux collaborateurs sur une même tâche, mieux vaut sans doute créer deux tâches séparées plutôt que de délier.

Achats

Pas de statut calculé : on suit un montant consommé et un reste à acheter, par lot et par catégorie (sous-traitance, matériel, connectivité, logiciel, frais de déplacement).

Les achats sont récupérés depuis EBP sans lot : il faut ensuite les affecter à un lot dans DRYAFF (voir « Mise à jour mensuelle » dans le cycle de vie).

  • Répartition — un même achat peut être réparti sur plusieurs lots et catégories, chacun avec son propre pourcentage et montant. Le total peut dépasser 100 % du montant de l'achat (jamais bloqué) : c'est simplement signalé en rouge, pour arbitrer.
  • Import d'un achat — un achat enregistré sur une affaire peut être importé sur une autre affaire, pour un montant choisi. Ça augmente le consommé de l'affaire cible, et réduit d'autant le consommé de l'affaire source (jamais compté deux fois). Utile notamment pour des achats mutualisés entre affaires, comme la connectivité.
Facturation

Situation d'une échéance

À venirRien facturé, date prévue pas encore atteinte.
À facturerRien facturé, date prévue déjà atteinte.
Partiellement facturéUne partie du montant a été facturée.
FacturéMontant intégralement facturé (avec l'écart de date par rapport à la date prévue).

Les calculs

Reste à planifier

montant commandé HT − Σ échéances prévisionnelles − factures reçues non associées

En clair : la part de la commande qui n'a encore ni échéance de facturation prévue, ni facture en attente d'association. Calculé commande par commande, consolidé au niveau de l'affaire.

Retard de facturation

Σ des montants des échéances déjà échues, non couverts par une facture associée

Calculé commande par commande à partir des rapprochements facture ↔ échéance, puis consolidé au niveau de l'affaire.

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Gestion de la charge

À définir

Qui remplit, affine et affecte les collaborateurs aux tâches et à la charge, et à quel moment : ce n'est pas encore un process défini dans nos routines.

Les notions (Matrice de charge)

Préaffectation
La base, calculée automatiquement pour toute l'équipe à partir des tâches du projet, de l'équipe affectée à chacune, et de son reste à faire.
Affinage
On ajuste ensuite au cas par cas : semaine par semaine, personne par personne.
Nouvelles tâches / activités
On peut aussi ajouter, dans la matrice, une tâche ou une activité qui n'était pas encore prévue.
Capacité
La capacité de travail d'une personne — la référence à laquelle sa charge est comparée.

Le calcul : projection macro

Charge hebdo automatique d'un collaborateur

charge future de la tâche (voir Tâches) répartie uniformément sur les semaines restantes non affinées

C'est la préaffectation : une projection automatique, semaine par semaine, tant qu'elle n'a pas été touchée à la main.

Analyse de la charge

Passé : comparer le prévisionnel à la réalité, et voir où le temps a vraiment été passé (quel projet, quelle activité).

Futur : voir si l'équipe est en surcharge ou sous-charge, qui fait quoi, et comment réaffecter.

Statut de charge (futur)

SurchargeLa semaine courante ou la semaine prochaine dépasse la capacité.
Surcharge à venirUne surcharge apparaît entre S+2 et S+4.
Presque completAucune surcharge, mais une semaine dépasse 90 % de la capacité.
ChargéToutes les semaines connues sont entre 70 % et 90 %.
DisponiblePar défaut, dès qu'au moins une semaine est sous 70 %.